Lưu giữ pháp lý

Lưu giữ pháp lý cho phép tổ chức của bạn bảo tồn các tài liệu quan trọng có thể cần thiết cho các mục đích pháp lý.

Hãy coi đó như việc nhấn nút "tạm dừng" — chủ sở hữu tổ chức có thể đặt người dùng vào trạng thái lưu giữ và bảo tồn tất cả các tài liệu mà họ đã tạo, chỉnh sửa hoặc xem.

Lưu giữ pháp lý giúp bạn:

• Bảo tồn các tài liệu có thể cần thiết cho các vấn đề pháp lý.

• Ngăn chặn việc vô tình xóa các tệp quan trọng.

• Duy trì tính toàn vẹn của tài liệu trong quá trình tố tụng pháp lý.

Với tư cách là chủ sở hữu tổ chức, hãy truy cập bảng điều khiển quản trị và bắt đầu lưu giữ pháp lý bằng cách thực hiện các bước sau:

1. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào tên không gian làm việc của bạn trong thanh bên → Quản lý tổ chức.

2. Trong mục Dữ liệu & Tuân thủ, hãy chọn Lưu giữ pháp lý.

3. Nhấp vào Tạo lưu giữ pháp lý.

   • Đặt tên và mô tả cho lưu giữ pháp lý.

   • Thêm người dùng vào lưu giữ pháp lý. Bạn có thể chọn chủ sở hữu không gian làm việc, thành viên và khách. Bất kỳ người dùng nào bị xóa sau ngày 1 tháng 8 năm 2024 cũng có thể được thêm vào lưu giữ pháp lý.

   • Chọn phạm vi lưu giữ pháp lý dựa trên hành động của người dùng:

     • Đã xem, đã chỉnh sửa & đã tạo

     • Đã chỉnh sửa & đã tạo

     • Chỉ đã tạo

4. Nhấp vào Tạo lưu giữ pháp lý.

Sau khi lưu giữ pháp lý được tạo, hãy làm theo các bước sau để xem hoặc xuất các tài liệu được bảo lưu:

1. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào tên không gian làm việc của bạn trong thanh bên → Quản lý tổ chức.

2. Trong mục Dữ liệu & Tuân thủ, hãy chọn Lưu giữ pháp lý.

3. Chọn lưu giữ pháp lý bạn muốn xuất.

4. Trong Duyệt nội dung, chọn Xuất lưu giữ pháp lý.

5. Chọn xem bạn muốn xuất nội dung trang dưới dạng PDF hay siêu dữ liệu trang dưới dạng CSV, hoặc cả hai.

6. Đối với CSV siêu dữ liệu trang, bạn sẽ được gửi một liên kết email sau khi quá trình xuất sẵn sàng.

7. Đối với các tệp PDF nội dung trang, hãy điều hướng đến Xuất và chọn biểu tượng tải xuống sau khi quá trình xuất đã xử lý xong. Các bản xuất này sẽ có hiệu lực trong 30 ngày.

Với tư cách là chủ sở hữu tổ chức, hãy truy cập bảng điều khiển quản trị để xem, chỉnh sửa và gỡ bỏ các lưu giữ pháp lý bằng cách làm theo các bước sau:

1. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào tên không gian làm việc của bạn trong thanh bên → Quản lý tổ chức.

2. Trong mục Dữ liệu & Tuân thủ, hãy chọn Lưu giữ pháp lý.

3. Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các lưu giữ pháp lý của mình.

Từ chế độ xem này, bạn có thể:

• Xem và chỉnh sửa chi tiết của các lưu giữ pháp lý.

• Duyệt và xuất nội dung được lưu giữ.

• Gỡ bỏ lưu giữ pháp lý, hành động này sẽ xóa người dùng khỏi lưu giữ này và kích hoạt lại các cài đặt lưu giữ cho các trang đang được lưu giữ.

Nếu nhóm của bạn xử lý nhiều lưu giữ pháp lý, bạn có thể tạo, cập nhật và giải phóng chúng bằng mã thay vì thực hiện thủ công. Các lưu giữ pháp lý được tạo theo cách này hoạt động chính xác như các lưu giữ pháp lý được tạo trong cài đặt tổ chức và chúng xuất hiện trong cùng một danh sách.

Để sử dụng, chủ sở hữu tổ chức thiết lập bot quản trị viên và mã thông báo trong cài đặt tổ chức của bạn. Xem API quản trị viên cho các tổ chức Enterprise để bắt đầu, hoặc tài liệu tham khảo API quản trị viên để biết chi tiết về endpoint.