Rättsliga stopp

Arkiveringsskyldigheter gör det möjligt för din organisation att bevara kritiska dokument som kan behövas för juridiska ändamål.

Se det som att trycka på en "pausknapp" – organisationsägare kan placera en användare under arkiveringsskyldighet och bevara alla dokument som de har skapat, redigerat eller visat.

Arkiveringsskyldigheter hjälper dig att:

• Bevara dokument som kan behövas för juridiska ärenden.

• Förhindra oavsiktlig radering av viktiga filer.

• Upprätthålla dokumentintegritet under rättsliga förfaranden.

Som organisationsägare, kom åt konsolen och starta en arkiveringsskyldighet genom att följa dessa steg:

1. Du kan göra detta genom att klicka på namnet på din arbetsyta i sidofältet → Manage organization.

2. Under Data & Compliance, välj arkiveringsskyldigheter.

3. Klicka på Skapa arkiveringsskyldighet.

   • Ge arkiveringsskyldigheten ett namn och en beskrivning.

   • Lägg till användare i arkiveringsskyldigheten. Du kan välja arbetsyteägare, medlemmar och gäster. Alla användare som tagits bort efter den 1 augusti 2024 kan också läggas till i arkiveringsskyldigheten.

   • Välj omfattning för arkiveringsskyldigheten baserat på användarens åtgärd:

     • Visad, redigerad och skapad

     • Redigerad och skapad

     • Endast skapad

4. Klicka på Skapa arkiveringsskyldighet.

När arkiveringsskyldigheten har skapats, följ dessa steg för att visa eller exportera de bevarade dokumenten:

1. Du kan göra detta genom att klicka på namnet på din arbetsyta i sidofältet → Manage organization.

2. Under Data & Compliance, välj arkiveringsskyldigheter.

3. Välj den arkiveringsskyldigheten du vill exportera.

4. Under Browse content, välj Exportera arkiveringsskyldighet.

5. Välj om du vill exportera sidinnehållet som PDF-filer eller sidmetadata som en CSV-fil, eller båda.

6. För sidmetadata i CSV-format skickas en e-postlänk till dig när exporten är klar.

7. För sidinnehåll i PDF-format, navigera till Exporter och välj nedladdningsikonen när exporten har bearbetats klart. Dessa exporter är giltiga i 30 dagar.

Som organisationsägare kan du komma åt konsolen för att visa, redigera och frisläppa arkiveringsskyldigheter genom att följa dessa steg:

1. Du kan göra detta genom att klicka på namnet på din arbetsyta i sidofältet → Manage organization.

2. Under Data & Compliance, välj arkiveringsskyldigheter.

3. Du ser en lista över alla dina arkiveringsskyldigheter.

Från den här vyn kan du:

• Visa och redigera detaljer för arkiveringsskyldigheter.

• Bläddra bland och exportera innehåll som omfattas av arkiveringsskyldigheter.

• Frisläpp arkiveringsskyldigheten, vilket tar bort användarna från denna arkiveringsskyldighet och återaktiverar bevarandeinställningarna för de sidor som omfattas.

Om ditt team hanterar många arkiveringsskyldigheter kan du skapa, uppdatera och frigöra dem med kod istället för att göra det manuellt. Arkiveringsskyldigheter som skapas på detta sätt fungerar precis som de som skapas i organisationsinställningarna, och de visas i samma lista.

För att använda det ställer en ägare in en administratörs-bot och token i dina organisationsinställningar. Se administratörs-API:er för Enterprise-organisationer för att komma igång, eller referens för administratörs-API för slutpunktsdetaljer.