Skapa och hantera grupper

Du kan ställa in olika behörigheter för olika grupper och team utan att behöva dela upp dina användare i olika arbetsytor. Skapa grupper i en arbetsyta och ge dem olika åtkomstnivåer sida för sida.

Arbetsyteägare och medlemsadministratörer kan skapa och redigera grupper. Gör så här:

1. Gå till Inställningar → Personer eller Medlemmar (beroende på ditt abonnemang) → Grupper.

2. Välj Skapa grupp och ange ett namn för din grupp. För att ställa in en ikon för gruppen klickar du bara på emoji-ikonen som visas när du hovrar.

3. Öppna din nya grupp och välj Lägg till medlemmar.

4. Lägg till så många medlemmar du vill i vilken grupp som helst.

5. Du kan även klicka på Ta bort till höger om en gruppmedlem.

6. Välj ••• bredvid en grupp för att Byta namn på den, Skapa teamspace från grupp eller Ta bort den.

7. Du kan alltid söka på någons namn eller e-postadress för att se vilken grupp de tillhör.

Om din arbetsyta tillåter medlemmar att skapa grupper kan vem som helst välja Skapa grupp. Personen som skapar gruppen blir gruppägare som standard.

Arbetsyteägare och medlemsadministratörer kan tilldela eller hantera en gruppägare.

För att lägga till eller hantera gruppägare:

1. Gå till Inställningar → Medlemmar.

2. Välj menyn med tre punkter bredvid en medlem.

3. Välj Gör till gruppägare eller Ta bort från grupp.

Gruppägare kan hantera en specifik grupp utan att behöva vara arbetsytaägare eller medlemsadministratör. Beroende på dina inställningar för arbetsytan kan gruppägare:

• Lägg till eller ta bort medlemmar från gruppen.

• Ta bort gruppen.

• Döp om gruppen.

• Tilldela ytterligare gruppägare och gör om en befintlig gruppägare till medlem.

• Skapa teamutrymmen från en grupp, eller ta bort teamutrymmeskopplingar från en grupp.

Arbetsytaägare och medlemsadministratörer kan tilldela en eller flera gruppägare till en grupp. Gruppägare kan inte hantera andra grupper såvida de inte också är arbetsytaägare eller medlemsadministratörer.

Om din organisation etablerar grupper via SCIM kan vissa grupper vara märkta Synkroniserade. Dessa grupper hanteras av din identitetsleverantör (som Okta eller Microsoft Entra ID).

Om du försöker döpa om en synkroniserad grupp eller ändra dess medlemskap i Notion kommer du att se en varning. Ändringar som görs i din identitetsleverantör kan skriva över ändringar som gjorts i Notion.

För att lära dig mer om SCIM-provisionering, se den här artikeln.

För alla sidor kan du välja vilka grupper som kan läsa, kommentera, redigera och dela den. För att dela en sida med en grupp:

1. Klicka på Dela och sedan på Bjud in. Du ser alla grupper längst ner i popup-fönstret.

2. Välj en grupp och välj sedan vilken typ av åtkomst du vill ge gruppen från rullistan:

   • Full åtkomst: De kan redigera och dela sidan.

   • Kan redigera: De kan redigera sidans innehåll, men de kan inte dela sidan. (Detta är endast tillgängligt i betalda abonnemang.)

   • Kan kommentera: De kan endast läsa och kommentera, inte redigera eller dela.

   • Kan visa: De kan endast läsa innehållet och kan inte dela det.

   • Ta bort: Återkallar deras åtkomst till sidan.

3. När en grupp har lagts till ser du den i Dela-menyn, och du kan justera deras åtkomstnivå i rullistan.

   • Du kan ge flera grupper åtkomst på vilken nivå som helst på samma sida.

   • Behörigheter på en sida gäller även alla dess undersidor.

Alla team inom organisationen eller företaget har tillgång till ett teamutrymme, och dessa kan anpassas individuellt. Mer information om teamutrymmen →

För att dela ett teamutrymme med grupper i din arbetsyta:

1. Håll muspekaren över namnet på teamutrymmet i sidofältet.

2. Klicka på •••-knappen och sedan Teamutrymmesinställningar.

3. Härifrån kan du söka efter och lägga till grupper i teamutrymmet.

• Nämn en grupp på en sida genom att skriva @ följt av gruppens namn.

• Om du har en personegenskap i en databas kan du nämna en grupp i den egenskapen. Du kan till och med ändra egenskapsinställningarna för att meddela grupper när de nämns i en egenskap – läs mer här →