Bewaarplichten

Met wettelijke reserveringen kan je organisatie kritieke documenten bewaren die mogelijk nodig zijn voor juridische doeleinden.

Zie het als het indrukken van de pauze /knop— organisatie-eigenaren kunnen een gebruiker onder een reservering plaatsen en alle documenten bewaren die zij hebben gemaakt, bewerkt of bekeken.

Wettelijke reserveringen helpen je:

• Bewaren van documenten die mogelijk nodig zijn voor juridische zaken.

• Voorkomen van het per ongeluk verwijderen van belangrijke bestanden.

• Behouden van de integriteit van documenten tijdens juridische procedures.

Als organisatie-eigenaar open je de admin console en start je een wettelijke reservering door deze stappen te volgen:

1. Je kunt dit doen door in de zijbalk op je workspacenaam te klikken → Manage organization (Organisatie beheren).

2. Selecteer onder Data & Compliancewettelijke reserveringen.

3. Klik op Create wettelijke reservering.

   • Geef de wettelijke reservering een naam en beschrijving.

   • Voeg gebruikers toe aan de wettelijke reservering. Je kunt workspace-eigenaren, leden en gasten selecteren. Gebruikers die na 1 augustus 2024 zijn verwijderd, kunnen ook aan de wettelijke reservering worden toegevoegd.

   • Selecteer de reikwijdte van de wettelijke reservering op basis van de actie van de gebruiker:

     • Bekeken, bewerkt en gemaakt

     • Bewerkt en gemaakt

     • Alleen gemaakt

4. Klik op Create wettelijke reservering.

Zodra de wettelijke reservering is aangemaakt, volg je deze stappen om de bewaarde documenten te bekijken of te exporteren:

1. Je kunt dit doen door in de zijbalk op je workspacenaam te klikken → Manage organization (Organisatie beheren).

2. Selecteer onder Data & Compliancewettelijke reserveringen.

3. Selecteer de wettelijke reservering die je wilt exporteren.

4. Selecteer onder Browse contentExport wettelijke reservering.

5. Selecteer of je de paginainhoud als PDF's of de paginametagegevens als CSV wilt exporteren, of beide.

6. Voor de CSV met paginametagegevens ontvang je een e-maillink zodra de export gereed is.

7. Navigeer naar Exports en selecteer het downloadpictogram zodra de export is verwerkt. Deze exports zijn 30 dagen geldig.

Als organisatie-eigenaar open je de admin console om wettelijke reserveringen te bekijken, te bewerken en vrij te geven door de volgende stappen te volgen:

1. Je kunt dit doen door in de zijbalk op je workspacenaam te klikken → Manage organization (Organisatie beheren).

2. Selecteer onder Data & Compliancewettelijke reserveringen.

3. Je ziet een lijst met al je wettelijke reserveringen.

Vanuit dit overzicht kun je:

• De details van de wettelijke reserveringen bekijken en bewerken

• De inhoud die onder een wettelijke reservering valt doorzoeken en exporteren

• Geef de wettelijke reservering vrij; hiermee worden de gebruikers uit deze wettelijke reservering verwijderd en worden de bewaarinstellingen voor de pagina's die onder de reservering vallen, opnieuw ingeschakeld.

Als je team veel reserveringen afhandelt, kun je deze met code aanmaken, bijwerken en vrijgeven in plaats van dit handmatig te doen. Op deze manier gemaakte reserveringen werken precies zoals reserveringen die in de organisatie-instellingen zijn gemaakt, en ze verschijnen in dezelfde lijst.

Om dit te gebruiken, stelt een organisatie-eigenaar eerst een beheerderbot en token in bij je organisatie-instellingen. Zie Beheerder API's voor Enterprise-organisaties om aan de slag te gaan, of beheerder API-referentie voor endpoint-details.