Opprett og administrer grupper

Du kan angi ulike tillatelser for forskjellige grupper og team uten å måtte dele opp folk i forskjellige arbeidsområder. Opprett grupper i ett arbeidsområde og gi dem ulike tilgangsnivåer side for side.

Arbeidsområdeeiere og Medlemskapsadmin kan opprette og redigere grupper. Slik gjør du det:

1. Gå til Innstillinger → Personer eller Medlemmer (avhengig av abonnementet ditt) → Grupper.

2. Velg Opprett en gruppe og skriv inn et navn for gruppen din. For å angi et ikon for gruppen, klikker du bare på emoji-ikonet som vises når du holder markøren over.

3. Åpne den nye gruppen din og velg Legg til medlemmer.

4. Legg til så mange medlemmer du vil i hvilken som helst gruppe.

5. Du kan også klikke på Fjern til høyre for et gruppemedlem.

6. Velg ••• ved siden av en gruppe for å Gi nytt navn, Opprett teamområde fra gruppe eller Slett den.

7. Du kan alltid søke etter noens navn eller e-post for å se hvilken gruppe de er i.

Hvis arbeidsområdet ditt tillater at medlemmer oppretter grupper, kan alle medlemmer velge Opprett en gruppe. Personen som oppretter gruppen, blir automatisk gruppe-eier.

Arbeidsområdeeiere og Medlemskapsadmin kan tildele eller administrere en gruppe-eier.

Slik legger du til eller administrerer gruppeeiere:

1. Gå til Innstillinger → Medlemmer.

2. Velg menyen med tre prikker ved siden av et medlem.

3. Velg Gjør til gruppe-eier eller Fjern fra gruppe.

Gruppeeiere kan administrere en spesifikk gruppe uten å måtte være arbeidsområdeeiere eller Medlemskapsadmin. Avhengig av innstillingene for arbeidsområdet ditt, kan gruppeeiere:

• Legg til eller fjern medlemmer fra gruppen.

• Slett gruppen.

• Gi gruppen et nytt navn.

• Tilordne andre gruppeeiere, og endre gruppeeiere til medlemmer.

• Opprett teamområder fra en gruppe, eller fjern teamområde-tilknytninger fra en gruppe.

Arbeidsområdeeiere og Medlemskapsadmin kan tilordne én eller flere gruppeeiere til en gruppe. Gruppeeiere kan ikke administrere andre grupper med mindre de også er arbeidsområdeeiere eller Medlemskapsadmin.

Hvis organisasjonen din tildeler grupper via SCIM, kan enkelte grupper være merket med Synkronisert. Disse gruppene administreres av identitetsleverandøren din (for eksempel Okta eller Microsoft Entra ID).

Hvis du prøver å gi nytt navn til en synkronisert gruppe eller endre medlemskapet i Notion, vil du se en advarsel. Endringer gjort hos identitetsleverandøren din kan overskrive redigeringer gjort i Notion.

For å lære mer om SCIM-tilordning, se denne artikkelen.

For enhver side kan du velge hvilke grupper som kan lese, kommentere, redigere og dele den. Slik deler du en side med en gruppe:

1. Klikk på Del, og deretter Inviter. Du vil se alle grupper nederst i popup-vinduet.

2. Velg en gruppe, og velg deretter hvilken tilgangstype du vil gi gruppen fra rullegardinmenyen:

   • Full tilgang: De kan redigere og dele siden.

   • Kan redigere: De kan redigere innholdet, men de kan ikke dele siden. (Dette er kun tilgjengelig i betalte abonnementer.)

   • Kan kommentere: De kan kun lese og kommentere, ikke redigere eller dele.

   • Kan se: De kan kun lese innholdet, og kan ikke dele det.

   • Fjern: Opphever tilgangen deres til siden.

3. Når en gruppe er lagt til, vil du se den i Del-menyen, og du kan justere tilgangsnivået deres i rullegardinmenyen.

   • Du kan gi flere grupper tilgang på alle nivåer på samme side.

   • Tillatelser på en side gjelder også for alle undersider.

Teamområder er et dedikert område for hvert team i organisasjonen eller selskapet ditt, og kan tilpasses individuelt. Finn ut mer om teamområder →

Slik deler du et teamområde med grupper i arbeidsområdet ditt:

1. Hold musepekeren over teamområdets navn i sidestolpen.

2. Klikk på •••-knappen, og deretter Teamområdeinnstillinger.

3. Herfra kan du søke etter og legge til grupper i teamområdet.

• Omtal en brukergruppe på en side ved å skrive @ fulgt av navnet på gruppen.

• Hvis du har en person-egenskap i en database, kan du omtale en gruppe i den egenskapen. Du kan til og med endre egenskapsinnstillingene for å varsle grupper når de blir omtalt i en egenskap – lær mer her →