Blocchi a fini legali

In questo articolo di supporto

I blocchi legali consentono ai proprietari dell’organizzazione Enterprise di conservare ogni pagina che un utente ha creato, modificato o visualizzato per questioni legali.

I blocchi legali consentono alla tua organizzazione di conservare documenti critici che potrebbero essere necessari per scopi legali.

Pensalo come se premessi un pulsante "pausa": i proprietari dell'organizzazione possono sottoporre un utente a blocco legale e conservare tutti i documenti che ha creato, modificato o visualizzato.

I blocchi legali ti aiutano a:

Conservare i documenti che potrebbero essere necessari per questioni legali.
Prevenire l'eliminazione accidentale di file importanti.
Mantenere l'integrità dei documenti durante i procedimenti legali.

Crea blocchi legali

In qualità di proprietario dell'organizzazione, accedi alla console di amministrazione e avvia un blocco legale seguendo questi passaggi:

Puoi farlo facendo clic sul nome del tuo spazio di lavoro nella barra laterale → Gestisci organizzazione.
In Dati e conformità, seleziona Blocchi legali.
Fai clic su Crea blocco legale.
- Assegna al blocco un nome e una descrizione.
- Aggiungi utenti al blocco. Puoi selezionare proprietari dello spazio di lavoro, membri e ospiti. Anche gli utenti rimossi dopo il 1° agosto 2024 possono essere aggiunti al blocco.
- Seleziona l'ambito del blocco in base all'azione dell'utente:
  - Visualizzate, modificate e create
  - Modificate e create
  - Solo create
Fai clic su Crea blocco legale.

Esporta blocchi legali

Una volta creato il blocco legale, segui questi passaggi per visualizzare o esportare i documenti conservati:

Puoi farlo facendo clic sul nome del tuo spazio di lavoro nella barra laterale → Gestisci organizzazione.
In Dati e conformità, seleziona Blocchi legali.
Seleziona il blocco che desideri esportare.
In Sfoglia contenuto, seleziona Esporta blocco.
Seleziona se desideri esportare il contenuto della pagina come PDF o i metadati della pagina come CSV, o entrambi.
Per il CSV dei metadati della pagina, ti verrà inviato un link via email una volta che l'esportazione sarà pronta.
Per i PDF del contenuto della pagina, vai su Esportazioni e seleziona l'icona di scarica una volta che l'esportazione ha completato l'elaborazione. Queste esportazioni saranno valide per 30 giorni.

Gestisci e annulla blocchi legali

In qualità di proprietario dell'organizzazione, accedi alla console di amministrazione per visualizzare, modificare e annullare blocchi legali seguendo questi passaggi:

Puoi farlo facendo clic sul nome del tuo spazio di lavoro nella barra laterale → Gestisci organizzazione.
In Dati e conformità, seleziona Blocchi legali.
Vedrai un elenco di tutti i tuoi blocchi legali.

Da questa vista puoi:

Visualizzare e modificare i dettagli dei blocchi legali.
Sfogliare ed esportare il contenuto bloccato.
Annulla il blocco legale, il che rimuoverà gli utenti da questo blocco e riattiverà le impostazioni di conservazione per le pagine bloccate.

Gestisci i blocchi legali con l'API di amministratore

Se il tuo team gestisce molti blocchi legali, puoi crearli, aggiornarli e rilasciarli tramite codice invece di farlo manualmente. I blocchi legali creati in questo modo funzionano esattamente come quelli creati nelle impostazioni dell'organizzazione e compaiono nello stesso elenco.

Per utilizzarlo, il proprietario dell’organizzazione configura un bot amministratore e un token nelle impostazioni della tua organizzazione. Consulta API di amministratore per organizzazioni Enterprise per iniziare o riferimento API di amministratore per i dettagli sugli endpoint.

Domande frequenti

Come posso accedere ai controlli a livello di organizzazione?

Una volta aggiunto come proprietario dell'organizzazione, puoi accedere alla console tramite il link Impostazioni nell'angolo in alto a destra sotto il selettore dello spazio di lavoro. Puoi scopri di più qui.

I blocchi legali hanno effetto su tutti gli spazi di lavoro?

Sì, i blocchi legali verranno applicati a tutti gli spazi di lavoro.

In che modo i membri soggetti a blocco legale saranno interessati una volta sottoposti a blocco?

Solo i proprietari dell'organizzazione saranno in grado di visualizzare e gestire i blocchi legali. I membri e gli ospiti soggetti a blocco legale non vedranno alcuna modifica o impatto sulla loro esperienza con Notion.

Quanto indietro nel tempo possono essere applicati i blocchi legali?

I blocchi legali utilizzano la funzionalità del registro di controllo per identificare le azioni dell'utente (visualizzazione, modifica, creazione) sulle pagine. Il blocco legale può essere applicato a partire dalla data di aggiornamento al piano Enterprise dell'area di lavoro o da maggio 2022 (quando sono stati rilasciati i registri di controllo).

In che modo le impostazioni di eliminazione esistenti influiscono sui blocchi legali?

I proprietari dello spazio di lavoro Enterprise hanno la possibilità di impostare un programma di eliminazione automatica delle trascrizioni per gli Appunti AI, di cui puoi scopri di più. Il programma di eliminazione automatica delle trascrizioni non eliminerà le trascrizioni nelle pagine soggette a blocco legale.